שימוש חכם בדואר האלקטרוני או 'הגודל כן קובע'

השימוש ההולך וגובר בתקשרות דוא"ל מכניס אותנו לבעיה חדשה והיא בעית האחסון.

כיום משמש הדוא"ל להעברת מסרים קצרים, מכתבים, מצגות, תמונות דיגיטליות, סרטונים ועוד.

נפח הנתונים שאנו שולחים ומקבלים מדי יום מטפס למעלה בקצב מהיר מצד אחד ומצד שני אנחנו נוטים לשמור את ההתכתבות לצורכי ארכיב והיסטוריה. דבר זה מוביל עד מהרה לגידול חד בנפח תיבת הדואר האישית של כל אחד מאיתנו, הרי מה לעשות אנחנו עובדים והדוא"ל הוא אחת התפוקות שלנו.

ודאי שמתם לב לכך שנפחי תיבות הדואר בעולם כולו 'קפצו' מדרגה ועברו מנפחים של מגה לנפחים של גיגה.

על מנת לשמור על תיבת דואר בנפח הולם ושמירה על רצף עבודה תקין עלינו לסגל הרגלי עבודה חדשים:

1. הבעיה ב-'ה' הידיעה היא קבצים - קבצי מצגות,תמונות,סרטים וכו' כאשר אנחנו שוחים או מקבלים קבצים ושומרים את ההודעה בתיבת הדואר שלנו אנחנו מגדילים בצורה משמעותית את נפח התיבה לצורך השוואה מצגת של 1 מגה שקולה בגודלה ל 50 הודעות טקסט רגילות. ולכן נראה מספר שיטות לצמצם את הקבצים במערכת הדוא"ל.
2. כלל ראשון - דוא"ל פנים ארגוני, אם מדובר הקובץ שנמצא ממילא בשרת הקבצים הארגוני שליחה של הודעת דואר שאליה מצורף אותו הקובץ יוצרת מיד הכפלה של תיבות דואר פנים ארגוניות בטור הנדסי, כלומר אם שלחתי מצגת למנכל ולסמנכל התוצאה: בתיבת הדואר יוצא שלי יש העתק של קובץ שנמצא ממילא בשרת ובתיבות הדואר נכנס של עוד שני עובדים בחברה ישנו העתק של הקובץ. בסיכום חשבון פשוט עם המצגת שקלה 2 מגה יש לנו במערכת הדואר עכשיו 6 מגה העתקים של קובץ שנמצא בשרת הקבצים.  הדרך הנכונה יותר הינה לשלוח קישור למיקום הקובץ בשרת או עבודה עם Share Point במידה ויש אפשרות
3. כלל שני פריטים ששלחנו ומכילים קבצים ניתן למחוק את הקובץ המצורף על מנת לפנות מקום
4. פריטים שאנו מקבלים ומכילים קבצים גדולים יש לשמור את ההודעה כקובץ בשרת ולמחוק את ההודעה ממערכת הדואר
5. יש להיזהר בשליחת דואר בתפוצה רחבה דבר אשר מעמיס מאוד הן את השרת והן את קו התקשורת הארגוני. בזמן הפצת דואר המוני (מעל 10 מכותבים) השרת יוצר קשר עם כל אחד מהשרתים שאליהם צריך לשלוח את ההודעה, בזמן הזה השרת לא זמין לקבלת הודעות חדשות ולשליחת הודעות של משתמשים אחרים. בנוסף קיים סיכון שהשרת יסומן בעולם כמפיץ דואר זבל וכפעול יוצא של סימון זה לא ניתן יהיה לשלוח דואר לשרתים מאובטחים